Google Workspace: Qué es y cuáles son sus aplicaciones

Google Workspace: Qué es y cuáles son sus aplicaciones

Hace unos años, Google cambió el nombre de su herramienta G Suite por el de Google Workspace. ¿A qué se debió el cambio? Para entenderlo, se debe saber qué es y cuáles son sus aplicaciones, de esta forma se podrá aprovechar esta actualización potente y versátil.

¿Qué es Google Workspace?

Qué es Google Workspace

Google Workspace es la integración de un gran número de las aplicaciones y herramientas de Google en el entorno en la nube, que facilita los trabajos en equipo y las colaboraciones de terceros en empresas pequeñas, medianas y grandes.

Viene a sustituir G Suite como una plataforma más completa en cuanto a herramientas disponibles y la integración entre ellas, añadiendo mejoras en la seguridad que cubra las necesidades empresariales, almacenamiento automático en la nube, estadísticas sobre las colaboraciones y un panel de administración profesional.

¿Qué incluye Google Workspace?

Aplicaciones de Google Workspace

Estas son las aplicaciones y herramientas de Google Workspace y cómo funcionan en la plataforma:

Drive

Permite almacenar archivos, importarlos y exportarlos desde y hacia terceros y entre usuarios. Dependiendo del plan, el espacio puede ser de 30GB, 2Tb, 5Tb e ilimitado por cada usuario.

Gmail

Como todos sabemos, es la herramienta de correo electrónico de Google. Cuenta con varias características, entre ellas filtrado avanzado de spam, funciones empresariales, personalización del correo para cada empresa, eliminación de anuncios y seguridad anti hackeo de cuentas.

Docs

Útil para crear documentos en varios formatos y colaborar en equipo. Las actualizaciones del contenido son instantáneas y las ven en tiempo real todos los miembros del equipo, permite descargar los archivos para trabajarlos sin conexión y volver a subirlos una vez terminados para seguir colaborando.

Meet

Es la aplicación para videoconferencias con la que conectar a los equipos desde cualquier parte del mundo. Dependiendo del paquete, pueden participar 100, 150 y 250 usuarios en cada llamada de voz o video. La duración máxima de las llamadas es de 24 horas y se les puede grabar y almacenar en Drive.

Calendar

Con esta app se pueden programar conferencias, trabajos y conocer la agenda de cada usuario para saber su disponibilidad. Se puede acceder y realizar modificaciones desde la aplicación móvil.

Chat

Crea canales de conversación entre usuarios y grupos de colaboración en los que pueden participar todo el equipo o solo unos miembros de este. Conserva un historial de conversaciones y tiene una función que permite aceptar la invitación al chat automáticamente.

AppsSheet

Para crear apps adaptadas a las necesidades de cada empresa o usuario sin tener que codificar. Simplemente usando el sistema Drag & Drop se pueden incrustar funciones y elementos de diseño. Apps Sheets está disponible solo en el plan Enterprise.

Admin

Es la consola de administración que permite asignar accesos, verificar el funcionamiento de apps y sitios web, consultar historiales, contactar al soporte técnico de Google, añadir o eliminar dispositivos sincronizados y borrarlos remotamente.

Slides

Aquí se pueden crear presentaciones de forma colaborativa en tiempo real. El creador de la presentación es quién regula los accesos y permisos de edición para los demás usuarios.

Endpoint

Sirve para asignar protocolos de seguridad, por ejemplo, verificación de doble factor, creación y eliminación de accesos, inicio de sesión especial, bloqueo de dispositivos, asignación de políticas para los grupos y activación del programa avanzado de protección.

Cloud Search

Es un motor de búsqueda interno para Google Workspace con el que se pueden encontrar archivos y documentos en todas las aplicaciones y herramientas integradas.

Vault

Como un archivador, Vault conserva registro de todas las conversaciones, gestiones de archivos, importación y exportación e historial de llamadas. También, permite crear auditorías de todas las integraciones y asignar un período de conservación de los datos.

Apps Script

Gracias a esta herramienta se pueden crear soluciones personalizadas para cada empresa usando código de bajo nivel. Además, es posible crear atajos entre herramientas para simplificar los procesos y se pueden usar las API de Google Workspace para establecer solo las funciones útiles para la empresa.

Jamboard

Para los trabajos colaborativos de diseño e intercambio de ideas, este pizarrón virtual permite comunicarse con los usuarios como un grupo de chat y usar gran variedad de herramientas.

Work Insights

Las perspectivas laborales revelan el funcionamiento de cada grupo o equipo y las herramientas que usan. Esta aplicación genera informes de rendimiento para compararlos con las metas programadas y crea accesos basados en jerarquías.

Keep

Estas son las notas que se pueden agregar en cualquier momento para anotar ideas, fijar recordatorios, ver las tareas pendientes, etc. Las notas de actualizan en todos los dispositivos sincronizados y se les puede editar sin conexión, organizar por colores, atributos y etiquetas.

Sheet

Las hojas de cálculo permiten crear, entre otras cosas, gráficos o listados en colaboración con todo el equipo. Se pueden controlar las acciones de los usuarios asigando permisos específicos, convertir la hoja a otros formatos para exportarla, así como retomar una versión anterior.

Forms

Para las campañas de encuestas, Forms ayuda a crear formularios tanto para el público en general como para los empleados de la empresa. Permite añadir contenido multimedia en video e imágenes para hacer los formularios más atractivos, finalmente, los resultados se pueden importar a cualquier app o herramienta de gestión de datos.

Current

Para intercambiar ideas y crear un ambiente participativo, Current es la comunidad de Google Workspace para la empresa. Las conversaciones se conservan por mucho tiempo y permite cargar ciertos contenidos para debatirlos con el equipo completo y que sea visible la lluvia de ideas.

Sites

Es la herramienta para crear páginas web de uso interno para los usuarios y clientes de la empresa. En los sitios es posible incrustar contenido como documentos, presentaciones, hojas de cálculo y multimedia, así como asignar medidas de seguridad sin codificar nada.

Ventajas de Google Workspace

  • Facilidad de uso.
  • Centralización de herramientas y apps.
  • Disponibilidad continua por su despliegue en la nube.
  • Más económica que otras plataformas de trabajo colaborativo empresarial.
  • Seguridad avanzada y garantías.
  • Soporte técnico de calidad.
  • Compatibilidad con múltiples sistemas operativos para ordenadores y dispositivos móviles.

Google Workspace es una solución empresarial completa que unifica las herramientas de trabajo de Google. Con todas sus aplicaciones, la facilidad de uso y la compatibilidad con casi cualquier sistema operativo, es más que suficiente para que sea una de las mejores plataformas para la gestión colaborativa.

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